Der Ombudsmann ist eine unparteiische Schiedsperson, deren Aufgabe darin liegt, Streitfälle ohne allzu großen bürokratischen Aufwand zu lösen. Als unparteiische Person betrachtet der Ombudsmann einen Streitfall zunächst unabhängig und wägt die von beiden Seiten hervorgebrachten Argumente ab. Darüber hinaus vergleicht er Schäden, den damit verbundenen Aufwand sowie Kostenfaktoren. Letztlich ist es seine Aufgabe, eine für beide Seiten zufriedenstellende Lösung zu finden oder zumindest einen Lösungsvorschlag auszusprechen. Für Verbraucher ist der Ombudsmann eine kostenfrei arbeitende Schlichtungsstelle.
Häufig kommt es in Versicherungsangelegenheiten zu Streitfällen. Je nach Versicherungsart kann beispielsweise ein Ombudsmann für die Lebensversicherung aufgesucht werden. Dieser überprüft die Entscheidungen des Versicherers dann auf neutralem wie unbürokratischem Wege. Die Entscheidung eines Ombudsmannes ist jedoch für den Verbraucher nicht verbindlich. Ist er also mit seiner Entscheidung nicht zufrieden, kann der Gang zum Gericht angetreten werden. Entscheidet ein Ombudsmann zugunsten des Verbrauchers, so hat sich der Versicherer bis zu einem Betrag von 10.000 Euro an diese Entscheidung zu halten.
Um mit seiner Arbeit beginnen zu können, benötigt der Ombudsmann zuerst alle nötigen Unterlagen wie beispielsweise Angaben zur versicherten Person, Kopien des Schriftverkehrs und Angaben darüber, was mit einer Beschwerde eigentlich erreicht werden soll. Darüber hinaus sind auch eine Beschreibung des Sachverhalts sowie Angaben zum Versicherungsunternehmen erforderlich. Anschließend kontaktiert er den Versicherer und holt von ihm eine Stellungnahme ein. Danach wird überprüft, ob die Beschwerde auch berechtigt ist und sich die Ansprüche rechtlich begründen lassen.
Darüber hinaus kann auch ein Ombudsmann für Banken konsultiert werden, wenn es beispielsweise mit der eigenen Hausbank zu Meinungsverschiedenheiten kommt. Hierbei wird in der Regel die Schlichtungsstelle des deutschen Bankenverbandes hinzugezogen. Wie beim Ombudsmann für Lebensversicherungen gilt auch hier wieder, dass die Entscheidungen für den Kunden keine bindende Wirkung haben. Anders sieht es für Banken aus, denn hier sind Entscheidungen bis zu einem Streitwert von 5.000 Euro bindend.